Cómo lograr que tus empleados ahorren dinero en sus viajes de negocio
Ante la importancia que aún tienen los viajes para las empresas y para la economía mexicana, las compañías nacionales también tienen el reto de reducir sus costos de operación sin poner en riesgo su capacidad para hacer negocios.
En la experiencia de SAP Concur, herramienta en la nube que controla cada peso que gastan grandes corporativos y Pymes en viajes de negocio, estos aspectos aplicados en una compañía pueden generar ahorros que van desde el 7 al 12% del presupuesto anual asignado a viáticos.
Algunas recomendaciones para lograr que el ahorro de dinero en las empresas se vea reflejado son:
1. Mantén una política de viajes y asegúrate de que tu equipo la cumpla
La mayoría de las empresas cuentan con políticas de viajes de negocios, es decir, con una serie de lineamientos que indican a sus empleados cuánto pueden gastar en total y en gastos derivados como transporte, comida y reuniones con clientes.
“El 90% de las grandes empresas cuentan con una política de gastos, sin embargo, eso no significa que su personal la cumpla, parte de ello puede deberse a que no la conocen o a que carecen de revisiones exhaustivas que previenen gastos fuera de política”, señaló Rossana Bobadilla, directora general de SAP Concur en México.
Una opción para compartir los lineamientos es a través de correos electrónicos, en el tablero de avisos de la empresa o a través de webinars para los viajeros frecuentes.
2. Lleva un registro de todos los gastos de viaje
Para comenzar a ahorrar, las empresas necesitan reforzar sus procedimientos de revisión para penalizar gastos excesivos y prevenir que ocurran. Este procedimiento de forma tradicional lo hace el área de Finanzas de una empresa solicitando tickets y facturas a los viajeros.
Debido a los errores manuales a los que se presta este procedimiento, actualmente existen aplicaciones corporativas que permiten a las empresas cotizar vuelos y hospedaje, así como llevar una cuenta automática de todas las transacciones, por lo que pueden ser una opción para facilitarle a la empresa las revisiones de gastos y ahorro de tiempo en el proceso de comprobación.
3. Usa todos los datos que puedas a tu favor y busca los programas de recompensa
Casi todas las cadenas de hoteles y aerolíneas tienen programas de recompensas para sus clientes frecuentes, que pueden incluir estancias y viajes con descuentos, y que podrían ser aprovechados principalmente por las pequeñas y medianas empresas, cuyo presupuesto destinado para viajes suele ser reducido.
4. Contrata un software de administración de viajes y gastos
Para las compañías con viajeros de negocios frecuentes puede ser de mayor utilidad contratar un sistema especializado en administración de viajes de negocios que trabaje para lograr ahorros a la empresa.
Este tipo de sistemas procesan múltiples comprobaciones de gastos, ayudan a la reservación de vuelos y hoteles, además de dar ventaja competitiva a las empresas para negociar descuentos con cadenas de hoteles y aerolíneas de uso frecuente.
Una compañía que procesa desde 50 reportes de viajes al mes puede verse beneficiada de los servicios de una empresa especializada en viajes, de acuerdo con SAP Concur.
