Recuperan la Historia del Estado de México con Laserfiche

Proveedores de la tecnología de Laserfiche en México, han dado a conocer la magnitud del impacto positivo que ha tenido el recuperar la historia del Estado de México con la implementación de ECM (Gestión Empresarial de Contenidos por sus siglas en inglés). Con esta solución se han podido salvar un gran número de archivos de gran valor histórico.

Carlos Landa, Director de Apoint México e Integrador de Laserfiche señaló que esto ha sido posible gracias a la voluntad de modernización del Archivo Histórico del Gobierno del Estado de México, que surgió como iniciativa del Instituto Mexiquense de Cultura del Gobierno del Estado de México debido a la necesidad de conservar en el mejor estado posible los documentos del archivo histórico y al mismo tiempo facilitar su consulta. Las autoridades del gobierno mexiquense decidieron efectuar el proyecto con tecnología ECM de Laserfiche.

El proyecto consistió en el inventario y clasificación física de los documentos a través de código de barras y digitalización. Una vez digitalizados, los documentos se integraron a una bóveda digital para que puedan ser consultados electrónicamente. Uno de los aspectos clave es el de la seguridad, una gran parte de los archivos que se encuentran en el Archivo Histórico son muy antiguos y su integridad física se encontraba en riesgo. Con la implementación de la tecnologia de Laserfiche se protegen los documentos y el riesgo de perderlos se reduce en un 100%. Adicionalmente a las consolas de consulta local, el sistema permite el acceso a través de Internet a usuarios desde cualquier lugar del mundo a través de un portal web soportado por tecnología de acceso Laserfiche Weblink. Debido a que algunos de los archivos son documentos históricos que requieren permisos especiales para poder ser revisados, se integró un flujo de trabajo “Workflow” automatizado para la administración del archivo digital.

El Director de Apoint México añadió que se realizó el inventario y la digitalización en sitio del Archivo con tecnología Laserfiche. Informó que se inventariaron 3,206 volúmenes, 121,571 expedientes y 3’375,204 hojas de los fondos de Fomento, Gobernación, Dirección General de Comunicaciones y Obras Públicas, Salubridad y Trabajo y Previsión Social. A su vez se digitalizaron 850,000 imágenes y 715 volúmenes de las series de Gobernación, Justicia, Seguridad Pública y Policía.

El directivo agregó que hasta antes de iniciar el proyecto de Modernización del Archivo Histórico del Gobierno del Estado de México, el acceso a los documentos del archivo solo podía ser presencial con el riesgo que esto implica. Muchos archivos son muy antiguos, algunos documentos tienen su origen en el año 1708, y no se encuentran en las condiciones físicas necesarias para que se les pueda consultar sin el riesgo de causarles algún daño. Por esta razón el acceso a los documentos del Archivo Histórico era muy restringido y además limitado en cuanto a la cantidad de solicitudes de consulta del mismo.

El proyecto implementado por el Instituto Mexiquense de Cultura del Estado de México está integrando medios automáticos para los procesos de autorización, motores de búsqueda de alto rendimiento, y muy altos niveles de seguridad para la conservación digital y física del archivo. La modernización del archivo trae consigo la confiabilidad de tener los documentos en una bóveda digital, la seguridad de que no se puede manipular ni borrar la información de los documentos y la rapidez para poder realizar búsquedas de información en sitio o desde lugares remotos vía web. Mantener el Archivo con el nuevo sistema tiene un impacto positivo en aspectos educativos y culturales. Proyectos como este contribuyen a la divulgación cultural y educativa del Estado y deben servir de ejemplo para que otras instituciones sigan el mismo camino.